TOMATO CATCH-UP - Newsletter Issue 236 – May 2021

Your monthly resource on working capital, process optimization, and issues related to the world of corporate treasurers, IT professionals, and bankers!

This newsletter is bilingual, English or German, depending on the source.

Introduction

What do you think of Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, and other tools we’re using now on a daily basis? Would you have imagined a year ago how many meetings and improved personal contacts we would be able to handle today with web meetings? No doubt that this is one of the most important things we’ve achieved during the corona crisis. Once corona will be history, it’s hard to imagine going back to normal without these tools. Digital interactions became part of our work culture. Strangely, I feel exhausted after two or three web meetings. The technical side still needs improvement, especially when it comes to sound, partly metallic microphone voices, light in the workplace, improved cameras (external or built-in cams). The future is exciting though since we’ve gone through the necessary steps in ensuring a smooth collaboration, even via non-physical means.

This month’s Catch-Up includes topics such as credit card auto reconciliation, liquidity planning, ISO 20022, ERP implementation, cyber-attacks, white-collar crime, and more.

Remember that for any challenge related to your financial issues, you can ask Martin Schneider for a discussion that will clarify it. Contact Martin via email or call +41 44 814 2001.

Topics / Themen:

  1. Credit Card Auto Reconciliation
  2. Liquiditäts-Planung verbessern
  3. ISO 20022: Why Is It So Important?
  4. PwC: Swiss Edition of the 24th Annual CEO Survey
  5. ERP Implementation from a VAT and Customs Perspective
  6. Unicredit ermöglicht digitale Kontoeröffnung
  7. Cyberangriffe erkennen
  8. White-Collar Crime - the Case for Caution
  9. Book Tipp: Handbuch Finanzmanagement
  10. Termine & Events
  11. From the Desk of Tomato

 

1. Credit Card Auto Reconciliation

Automated Reconciliation of Credit card transactions into the ERP

Are you a corporate dealing with webshops and payment with credit cards, PayPal, vouchers, etc.? For Tomato, optimizing payment processes and also credit cards is part of the daily business.

What are the challenges?

  • Webshops have a virtual POS for credit cards.
  • The transactions are stored in a CRM and/or an ERP directly.
  • A few days later, each credit card company pays the corporate a total sum of the day / the week to the bank account. The amount concludes already the credit card fee.
  • Booking the correct amounts in the ERP daily, weekly or monthly (depending on the client purchase and volume) into these booking accounts: client income as total, the total of the credit card fee for each card (Mastercard, Visa, Amex, Paypal, vouchers, etc.).

Tomato’s proposal and solution is:

  • The evaluation of such reconciliation software, which is in our case ReconHub from the Zurich company Abrantix.
  • In the project with Abrantix and the accountants, choose and build a connection to all the above-mentioned systems (CRM, POS, bank, and ERP).
  • Pre-book reconcile all the different amounts within the ReconHub Software.
  • Projecting and building with the Abrantix project team links such as:
    • EBICS gateway to the bank(s) for the automated XML camt.53 download into ReconHub
    • API’s to the POS
    • API to the CRM and finally
    • to the ERP

Are your accountants still manually processing the many transactions from multiple systems? Ask Tomato for advice. If you are concerned or you want to gain more knowledge, feel free to check the Abrantix 2 minutes video or the brochure. Scroll down to discover the video and the brochure.

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2. Liquiditäts-Planung verbessern

Besserer Cashflow Forecast würde bei Negativzinsen entlasten. Das zeigen die Ergebnisse des aktuellen Treasurer-Panels. Die Umfrage führten im März 2021 «DerTreasurer» mit der Deutschen Bank durch:

  • Wie sind Deutschlands Unternehmen in Sachen Liquiditätsplanung aufgestellt?
  • Worin liegen die Herausforderungen konkret und welche Ansatzpunkte zur Verbesserung des Cashflow Forecasts gibt es?

 Diese Fragen diskutieren die Referenten anhand der Panel-Ergebnisse im ersten Teil des Webinars am 6. Mai 2021, 11.00-12.00 Uhr. Im zweiten Teil erfahren Sie mehr über aktuelle Trends an den Finanzierungsmärkten und Finanzierungsbedingungen post-Corona.

Martin Schneider: Bei Konzernen von 200 Mio bis 2 Mrd Umsatz, wo Tomato an Lösungen mitarbeitet, sehen wir meistens ein Aufgeben und sich der Situation zu ergeben.
Hand aufs Herz, wir sind tendenziell alle leicht introvertierte Buchhalter und ziehen es vor, die Buchungen von gestern bis in den letzten Cent korrekt zu verbuchen. Doch besser dienlich wäre es, wenn wir uns in der Liquiditätsplanung einfach wagen würden Zahlen in die Luft zu schreiben. 10-20% daneben liegen ist noch immer besser als keinen Forecast abgeben.

Tomato’s lange Berufserfahrung zeigt: Es wird zu früh aufgegeben, der Situation sich ergeben, statt mit Disziplin an der Sache dranzubleiben. Soll - Ist - Vergleiche sind enorm wichtig um sich selber monatlich zu verbessern. Die Tools sind meist nebensächlich, es liegt vielmehr am Willen und der Disziplin, sich immerwährend besser aufzustellen. Das zentrale Treasury hat nun mal die Aufgabe, die lokalen Controllers zur besseren Planung zu fordern. Es ist nicht einfach, doch zugunsten des Gesamtkonzerns ist die Planung wichtig.

Wie sagte Mike Tyson: „Everyone has a plan, until he get punched into the face.” Die nächste Veränderung oder Krise steht vor der Tür. Der nächste Schlag kommt, besser Sie wissen jetzt schon zu agieren.

Die Hochschule Luzern kann Ihnen mit diesem Excel Tool allenfalls Ideen zu Ihrer Liquiditätsplanung geben.

Unsere Meinung: Wir von Tomato ziehen ein integriertes Tool innerhalb TMS vor. Contact Martin via email or call +41 44 814 2001.

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3. ISO 20022: Why Is It So Important?

In den Tomato März Catchup schreiben wir zum Thema ISO CGI Standard und Swift.  SWIFT entschied nach umfangreicher Beratung um 2018 allen Crossborder Zahlungsverkehr bis 2025 auf den Standard CGI ISO 20022 zu migrieren (Bericht engl. von Stephen Lindsay im TMI, mit Login).

ISO 20022 is used by payment systems in more than 70 countries and will be the de facto standard for high-value and instant payment systems of all the major currencies over the next few years, supporting 80% of global volume and 87% of value of transactions worldwide.

The new ISO 20022 global payments standard will change the way banks send cross-border payment instructions. Banks must also prepare to switch to using ISO 20022 clearing messages for specific clearing houses (Target2 – coming into effect in November 2022, and Singapore’s MEPS – coming into effect in June 2022). The migration is a huge challenge but, once implemented, would allow banks to provide added insight on each transaction and more easily automate KYC and AML activities.

There are two main areas banks should focus on in this transition:

  • handling structured party information;
  • making use of all the additional information shared through ISO 20022 payment messages (invoice details, tax data, supplier information, and more);

Going forward, banks need to enhance all relevant IT systems that process payments and create a more structured version in their Master Data Management system(s). If they haven’t done so already, banks need to discuss with their corporate clients about the additional data that would become available, what information is most valuable and how they would use it. Moreover, banks will also have the option to use the SWIFT translation service to convert messages from the old format to an ISO 20022 compliant format.

So far, ISO formats have not been easy to read and comprehend. Once ISO 20022 is standard in 70 countries, this problem won’t be an issue any longer. Plus, by using this standard, we will be able to omit time consuming processes as checks, LCRs, RIBAs etc.

Here the link to the one pager of Stephan Lindsay from TMI

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4. PwC: Swiss Edition of the 24th Annual CEO Survey

In the 24th Annual CEO Survey, 111 Swiss CEOs gave answers on how they are dealing with the effects of COVID-19 and the opportunities and risks associated with the accelerated digital transformation. The most striking differences between the Swiss and the global assessment pertain to political and tax policy uncertainties, pandemics, rising taxation, economic inequality, uncertain economic outlook and social instability.

Key findings:

  • 67% are highly confident of an economic comeback (compared with 23% in 2020; globally: 76%);
  • 84% expect to see revenue growth;
  • 69% expect the number of their employees to increase in the next three years;
  • 11% are far less concerned about rapidly changing technology (globally: 27%);
  • 92% will step up their investments in digital transformation in the next three years (globally: 83%);
  • 55% plan to step up their three-year investments in research & development and in product innovation (globally: 58%);
  • 88% intend to reassess the risk tolerance of their company (globally: 92%);
  • 77% are looking to digitalise their risk management function (globally: 85%);
  • 78% intend to work more closely with supply chain partners to jointly manage risks (globally: 84%);
  • 66% view populism as a threat (57% in 2020);
  • 93% express general concern about cyber-threats (globally: 85%);
  • 46% feel that their organisation should take more effective action in cybersecurity and data protection (globally: 36%);
  • 77% plan to step up their longterm investments in cybersecurity and data protection;
  • 84% use risk management to address cyber-threats (globally: 59%);
  • 64% are concerned about the availability of key skills;
  • 65% plan to increase their long-term investment in leadership and talent development;
  • 79% consider a skilled, educated and adaptable workforce as one of the priorities for businesses (globally: 61%);
  • 47% plan to step up their long-term investments in sustainability and ESG initiatives.

Feel free to download your own report in English, German or French by giving your name and a company name to PwC before the download.

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5. ERP Implementation from a VAT and Customs Perspective

The article is based by Sandor Arany from KPMG: As organizations are going through financial transformation, tax departments must align with the organization’s corporate and finance vision. One of the challenging transformations is the replacement of an outdated ERP system.

The success of the implementation of tax requirements, the different financial modules, data warehouses, applications, tax engines and CMS should be fed with appropriate data. Moreover, a tax determination logic has to be developed to reflect the business operation and comply with legal requirements.

In order to meet future demands on the control function, it is essential that tax departments are involved early in the SAP S/4HANA implementation. This is the only way to prevent the subsequent, costly correction of insufficient or incorrect data.

The simplification and automation potentials initially identified must be tracked in the implementation project and then subjected to a cost-benefit analysis. This paves the way for acceptance of the tax requirements within the company and ensures that the implementation costs will generate a corresponding return on investment.

Read here the detailed article in English from Sandor Arany, by KPMG

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6. Unicredit ermöglicht digitale Kontoeröffnung

Die Unicredit will die Kontoeröffnung für ihre deutschen Firmenkunden beschleunigen. Seit einigen Wochen bietet die Bank Unternehmen eigenen Angaben zufolge an, die Kontoeröffnung und die dazu gehörige KYC-Prüfung vollständig digital abzuschliessen. „Bisher hat eine Kontoeröffnung im Schnitt zwei Wochen gedauert, jetzt sind es nur noch 30 Minuten“, sagt Michaela Pulkert, die das Firmenkundengeschäft von Unicredit in Südbayern leitet und für die Digitalisierungsinitiativen der gesamten Sparte mitverantwortlich ist. Die Unternehmen könnten nicht nur „viel Zeit sparen“, sondern sich zudem „flexibel einteilen“, wann sie die Daten einreichen, wirbt Pulkert.

Details im Bericht aus DerTreasurer

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7. Cyberangriffe erkennen

Wieder ein Grund, auf Cyberangriffe aufmerksam zu machen: Zielgruppen sind in der Regel Mitarbeitende in Finanzabteilungen, in der Lohnbuchhaltung, in der Personalabteilung und im Vertrieb. Doch grundsätzlich kann es alle treffen. Imposter-Mails können so aussehen, als stammten sie von einem Kollegen oder einem externen Partner des Unternehmens. Hacker nutzen die Covid-19-Pandemie als Vorwand, um sich Zugang zu einem Unternehmen zu verschaffen, zum Beispiel mit folgender Bitte: «Ich arbeite im Home-Office und kann auf diese oder jene Datei nicht zugreifen. Können Sie mir diese bitte zusenden?»

Vier Arten von betrügerischen E-Mails

  • E-Mails von gekaperten Konten: Das E-Mail-Konto der Person, für die sich der Absender ausgibt, wurde gehackt. Der Betrüger schaltet sich mit der gekaperten E-Mail-Adresse in laufende Konversationen ein, um sein Anliegen authentisch aussehen zu lassen.
  • Täuschend ähnliche Domain: Die unter «Von» eingetragene Adresse ist der Adresse des vorgegebenen Absenders so ähnlich, dass der mit Arbeit ausgelastete Empfänger die Täuschung nicht auf Anhieb erkennt.
  • Manipulierte Antwortadresse: In den Feldern «Von» und (nachdem man auf «Antworten» geklickt hat) «An» stehen der Name und die Adresse der Person oder Firma, für die sich der Absender ausgibt. In Wirklichkeit verbirgt sich dahinter die Adresse des Betrügers.
  • Gefälschter Name: Im Feld «Von» steht der Name des angeblichen Absenders, die E-Mail-Adresse verweist jedoch auf ein externes Konto (wie zum Beispiel Gmail) und ist in Wirklichkeit die Adresse des Betrügers.

Artikel in Deutsch aus KMU-Today

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8. White-Collar Crime - the Case for Caution

As the recently published KPMG Forensic Fraud Barometer shows, white-collar crime remains a significant source of financial loss in Switzerland. In 2020, there were 52 cases of white-collar crimes, accounting for total damages of CHF 355 million (2019: CHF 363 million), more than double the level of 2018 (CHF 166 million). Many such cases are never even reported, so the actual figures are likely to be higher.

The Fraud Barometer found disloyal management and embezzlement (ten cases each) to be the most frequently reported white-collar crimes in 2020 (40% of the losses). Private individuals (13 out of 52 cases) were the second most common perpetrator after professional fraudsters (19 out of 52 cases) in 2020. Management and employees were also involved in a significant number of cases. In terms of victims, public institutions (20 of 52 cases) were affected the most often in 2020, private individuals (12 of 52 cases), commercial enterprises (10 of 52 cases), and customers (8 of 52 cases).

To avoid this threat, organizations should:

  • ensure that they have in place systems and controls to protect their assets;
  • ensure anti-bribery, anti-money laundering, and anti-corruption training for employees;
  • define protocols of how to respond if the worst should happen.

Details in English at KPMG

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9. Book Tipp: Handbuch Finanzmanagement

Bewertungen, Finanzierungen und Risikomanagement im Rahmen der wertorientierten Unternehmensführung von den Autoren Philipp Lütolf, Markus Rupp, Thomas K. Birrer.

Das Finanzmanagement ist die Hauptaufgabe einer Finanzchefin und eines Finanzchefs. Wie finanziere ich meine Unternehmung am besten? Was ist der Wert der Firma, wovon hängt er ab, und wie kann ich als CFO diesen Wert positiv beeinflussen? Das «Handbuch Finanzmanagement“ ist ein gut verständliches Nachschlagewerk mit hohem Praxisbezug. Es behandelt die zentralen Aspekte des Finanzmanagements, immer unter dem Gesichtspunkt der wertorientierten Unternehmensführung. In fünf Teilen und 13 Kapiteln werden folgende Bereiche anschaulich erklärt und zugänglich gemacht:

Link mit Details unter Corporate Finance

ISBN 978-3-03810-322-6  750 Seiten mit 420 Illustrationen, Grafiken und Tabellen Kosten CHF 98.00

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10. Termine & Events

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11. From the Desk of Tomato

Für Kunden-Meetings und zu meiner eigenen Sicherheit begann ich vor über acht Monaten mit dem PCR-Test des Covid-19. Zuerst wurde ich zuhause, aber auch von Kollegen etwas befremdend beäugt. Doch ich hielt durch und testete so alle 3-4 Wochen. Immer mit negativem Ergebnis. Gegen Ende Jahr kamen die Schnelltests mit Resultat nach 20 Minuten und nun seit April auch die Schnelltests zu Hause.

Nach fast einem Jahr des Testens bin ich froh um dieses Trackrecord, kenne meine Covid-Gesundheit und war nie Träger. Für mich selber wäre es unangenehm, wenn ich bei Rückfragen erfahren müsste, dass ich ein Auslöser gewesen wäre.

Die weiteren Hilfsmittel wie Smart-Phone-APPs gaben nie Feedback bei besonderer Nähe. Kein Restaurant meldete sich, wo immer ich meine Koordinaten zurückliess. Bei weiteren anderen beruflichen und privaten Zusammenkünften erhielt ich nie Bescheid, dass Quarantäne angesagt war.

Vor zwei Wochen lud mich mein Kollege und Mitarbeiter Esra Kummer zu einem Kaffee und Croissant ein im besten Kaffee in Kloten auf der Terrasse. Nach drei Monaten der erste Restaurant Besuch. Unglaublich wie uns beiden ein einfacher Kaffee auf einer Terrasse fehlte!

Ich hoffe, dass wir bald, bald diese besondere Zeit mit dem Covid überstanden haben. Mit bald denke ich nochmals an ca. 12 Monate leicht erschwerte Umstände. Danke, dass wir in der Schweiz so etwas wie einen Schwedischen Weg gehen können.

Enjoy Martin and the Tomato Team

 

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