Automated Finance Status Key to Resilience

The numerous responses to last month’s piece in our newsletter Resilience: The Key in Crisis Situations illustrates how important a daily worldwide finance status currency separated is.

To remind you, we wrote: 
“Many local controllers still manually check e-banking and report the data – also manually – to headquarters. There is no better time to implement these processes and structures than now.
In recent years, arguments against the implementation of e-banking solutions included: too costly, too time-consuming, or too reluctant to implement them?
Now many wish they had already implemented it. The local people and their time cost much more than the average monthly rate of 30 EUR per account and month.”

Source of Picture from tomato.ch Fachbeiträge De-zentrale Payment Factory

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Schweizer ZV: Update QR-Rechung nach Swift MT101

Das Merkblatt über die bankfachlichen Regeln, die die Konvertierung der Felder im Swiss QR Code in eine SWIFT-FIN-Meldung (MT101 und MT103) ermöglichen, wurde auf Seite 15 angepasst: Unter «Referenztyp», «70 Remittance Information» und «Linie 1» wurde «QRR/QR Referenz» in «/QRR/QR Referenz» bzw. «SCOR/Referenz» in «/SCOR/Referenz» korrigiert.

Zum Dokument Mapping QR-Rechnung/SWIFT FIN

Die Einführungsdrehbücher gibt es nun auch in italienischer Version neben DE FR EN.

Gli script introduttivi per la fatturazione QR per gli istituti finanziari, gli emittenti di fatture e i destinatari delle fatture sono disponibili anche in italiano.
Alle sceneggiature introduttive

Alle Drehbücher und Sprachen für QR-Rechnung ab 30.06.2020 unter PaymentStandard.ch

Pros and Cons of Video Conferencing

Since COVID-19 has forced many teams to work remotely, Zachary Yorke, UX Researcher at Google, explains the science behind remote meetings and shares some interesting findings based on his experience in remote communication.

  • Milliseconds matter: We are genetically programmed for a fast-paced exchange of in-person conversation and a delay of five-tenths of a second (500 ms) from laggy audio or fumbling for the unmute button is more than double what we’re used to in-person.
  • Virtual conversations improve group performance
  • Virtual cues are very effective: In video calls, we feel more comfortable when our listeners’ eyes are visible because we can read their emotions and reactions.
  • Distance amplifies trust issues: In remote teams, when an issue pops up, individuals are more likely to blame one another rather than assessing the situation, which has a negative impact on group cohesion and performance.
  • A “talking stick” is a good option

Details…

SAP Bellin API Link / Schnittstelle

Many of Tomato’s clients use the BELLIN tm5 TMS. The company recently released an SAP integration based on API technology.

API data transfer seamlessly connects the SAP ERP system landscape with tm5, maximizing security, transparency and process control since no files are shared. The data transfer works in both directions: collate account statements and process payments. The SAP integration enables the client’s SAP system to retrieve account statement directly and at any time. For payments, the files generated in the SAP system are transferred to tm5 where they’re processed.

In this webinar with Karsten Kiefer, BELLIN SAP Integration Product Manager, shows the new SAP integration directly in the system and highlights the various benefits (52 mins).

English https://www.bellin.com/webinars/bellin-techwebinar/ (Link broken)

Martin’s comment: Until now creating and defining the upload/download of files was sometimes time-consuming. For the future I invite tm5 clients to discover the time-saving benefits of this new SAP integration.

Bevorzugen Sie Deutsch?
Viele unserer Kunden nutzen tm5, das TMS von BELLIN. Jetzt hat BELLIN eine SAP Integration für tm5 entwickelt, die Daten auf Basis der API-Technologie transferiert.

Die BELLIN SAP Integration verknüpft die SAP-ERP-Landschaft eines Unternehmens nahtlos mit dem System von BELLIN. Da kein File-Sharing erfolgt, sorgt diese Technologie für maximale Sicherheit, Transparenz und Prozesskontrolle. 

Die Datenverarbeitung funktioniert in beide Richtungen: beim Verarbeiten der Kontoauszüge wie bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Durch die SAP-Integration kann das SAP-System des Kunden den Kontoauszug direkt und jederzeit abrufen. Für Zahlungen werden die im SAP-System generierten Dateien an tm5 übertragen, wo sie verarbeitet werden.

Karsten Kiefer, Product Manager der BELLIN SAP Integration, zeigt in dem BELLIN TechWEBINAR, wie die neue SAP Integration live im System funktioniert und erläutert die Vorteile (52 Min.).

Deutsch: https://www.bellin.com/de/webinare/bellin-techwebinar/ (link ausser Betrieb)

Kommentar von Martin Schneider: Bisher war das Erstellen und Definieren des streng geschützten Filefolders manchmal zeitaufwändig. Schauen Sie sich diese zeitsparende SAP-Integration an.

Screen from the Webinar at 5:25 min

Verhaltensregeln bei Untersuchungen

Jedes Jahr verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt Milliarden von Dollar wegen Wirtschaftsverbrechen. Betrug, Fehlverhalten, Korruption und ähnliche Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften sind die häufigsten Ursachen. Sie können den Ruf des Unternehmens beschädigen und das Vertrauen der Öffentlichkeit in den Markt untergraben.

Erhärtet sich bei der Untersuchung eines Sachverhalts der Verdacht von Betrug oder Fehlverhalten, ist eine sorgfältige Vorabklärung unerlässlich. KPMG Cindy Hofmann erläutert die wichtigsten Verhaltensregeln im Hinblick auf alle vorläufigen Aspekte und stellt einige hilfreiche Instrumente vor (Artikel auf Englisch).

In the article «Investigation Dos and Don’ts», Cindy Hofmann of KPMG suggests that after receiving an allegation, the initial assessment of potential fraud or misconduct is crucial.

She discusses how to deal with preliminary through to business continuity aspects, along with some useful tools. The five preliminary questions to consider as part of the initial assessment are:

  1. What are the suspicions based on?
  2. Who are the people or companies involved?
  3. What is the potential damage?
  4. Has there been an infringement of the law?
  5. What immediate actions should I take?

Booking a Flight with PSD2

Booking a flight online typically requires online credit card payment, which involves risk and is something we accountants and treasurers want to avoid. 

There’s another option that I used last weekend. I booked my first flight under PSD2 regulation in effect since September 2019. The reason was that the third party provider company ‘Bravofly’ had a credit card surcharge of CHF 36. Klarna, the company I used, had no charge. It worked. The process works like this:

After booking the flight in Swiss Francs, the Third-Party Provider (TPP) will redirect you to a special internet channel to confirm the payment process. There you will be asked to complete the transaction with MFA (Multi-Factor-Authentication) with IBAN, then logon at the bank with password, account number and finally with Smartphone Foto-TAN. If you want an additional email confirmation, a FotoTAN is required again.

During the payment process, the purchase amount of CHF 465 was converted into EUR/CHF at 1.0600 exchange rate. This process according PSD2 requires a bank account in the euro zone for the debit. PSD2 does not work within Switzerland.

The transaction was successfully debited to the euro zone bank account on the Monday. 

See how Klarna explains the process

Also check the September 2019 newsletter, where we reported on PSD2 and how third party providers charge directly to the bank account without using the credit card.

In Deutsch
Wir sind Buchhalter, Treasurers und vermeiden Risiken wo immer möglich. Viele von uns vermeiden Online Buchungen und Zahlungen. Internationale Bezahlvorgänge sind meist mit Kreditkarten durchzuführen.

Mit PSD2 (siehe Tomato Catch-Up September 2019) zeigten wir auf, wie TPP (Third Party Provider) direkt das Bankkonto belastet ohne Kreditkarten.

Letztes Wochenende buchte ich zum ersten Mal einen Flug mit PSD2. Der TPP „Bravofly“ verlangte einen Kreditkartenzuschlag von CHF 36. Mit Sofort-Pay Klarna wurden keine Gebühren verlangt. Ich führte den Zahlvorgang mit Erfolg zum Ziel.

Beim Zahlvorgang wurde der Kaufbetrag von CHF 465 mit Devisenmittelkurs in EUR/CHF  1.0600 umgerechnet. Für die Belastung wird ein Bankkonto im Euroraum verlangt. 

Für die Bestätigung des Zahlvorgangs wird man auf einen gesonderten Internetkanal geleitet wo man (wie bei Kreditkarten) mit MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung), mit IBAN, dann Logon bei der Bank mit Passwort, Kontonummer und schliesslich mit Smartphone-Foto-TAN die Transaktion abschliesst. Will man zusätzlich noch eine Emailbestätigung wird nochmals ein FotoTAN verlangt.

Die Transaktion wurde am Montag danach erfolgreich auf dem Euro-Raum-Bankkonto belastet. Für Schweizer Tomato Catch Up Leser: Die Schweiz ist nicht Mitglied von PSD2.

Verhaltensregeln bei Untersuchungen

Jedes Jahr verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt Milliarden von Dollar wegen Wirtschaftsverbrechen. Betrug, Fehlverhalten, Korruption und ähnliche Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften sind die häufigsten Ursachen. Sie können den Ruf des Unternehmens beschädigen und das Vertrauen der Öffentlichkeit in den Markt untergraben.

Erhärtet sich bei der Untersuchung eines Sachverhalts der Verdacht von Betrug oder Fehlverhalten, ist eine sorgfältige Vorabklärung unerlässlich. KPMG Cindy Hofmann erläutert die wichtigsten Verhaltensregeln im Hinblick auf alle vorläufigen Aspekte und stellt einige hilfreiche Instrumente vor (Artikel auf Englisch).

In the article «Investigation Dos and Don’ts», Cindy Hofmann of KPMG suggests that after receiving an allegation, the initial assessment of potential fraud or misconduct is crucial.

She discusses how to deal with preliminary through to business continuity aspects, along with some useful tools. The five preliminary questions to consider as part of the initial assessment are:

  1. What are the suspicions based on?
  2. Who are the people or companies involved?
  3. What is the potential damage?
  4. Has there been an infringement of the law?
  5. What immediate actions should I take?

Regelwerk Rechnungslegung Swiss GAAP FER

Die Welt der Rechnungslegung in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren wenig verändert. Gleichzeitig ist Swiss GAAP FER für immer mehr Anwender zu einem sehr attraktiven Regelwerk geworden. Dieses Regelwerk vermittelt mit angemessenem  Aufwand ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Die vorliegende Studie ist eine Aktualisierung vergleichbarer Erhebungen aus den Jahren 2009 und 2014. Sie bestätigt diese Entwicklungen.

Die 9. Auflage ihrer Swiss GAAP FER-Dokumentation enthält die Anforderungen von Swiss GAAP FER für kotierte Unternehmen sowie Anwendungshinweise, illustriert mit Beispielen. Dokument bei fer.ch (PDF, 83 Seiten)…

Hedge Accounting: Sinnvoll oder Zeitverschwendung?

Silvan Loser (KPMG) zeigt anhand eines Fallbeispiels auf, wie Hedge Accounting die Erfolgsrechnung verändert – und zwar unabhängig davon, ob unter OR, Swiss GAAP FER oder IFRS bilanziert wird.

In seinem Beitrag geht er spezifisch auf die Voraussetzungen für die (freiwillige) Anwendung von Hedge Accounting ein und präsentiert ein konkretes Beispiel für die erforderliche Hedging-Dokumentation.

Ein Bild aus dem Bericht:

Vergleich “Mit” und “Ohne” Hedge Accounting

Tips on Fraud Prevention During the Holidays

Fraud, especially phishing texts and fake emails increases dramatically during the holidays. This is the result of a new McAfee study. A phishing email is designed to look like it was sent by a legitimate company or, as we reported in the October newsletter under Cybercriminals BEC* and Voice Imitation, by a fake CFO or CEO asking for a payment or special transfer. See Forbes’ article with detailed results of the McAfee study and posted these fraud prevention tips.

When we travel or are at home during the Holidays and pick up emails on our smart phones, we tend to pay less attention than we do at work. Therefore, be aware of the increased risk of misinterpretation!

Tips from Martin Schneider specifically for controllers and anyone authorized to make payments:

  • Be extra vigilant if odd text emails from the CFO or CEO ask for a payment for any reason
  • Avoid single payments via e-banking and give preference to file payments via the ERP accounting system, where most of the suppliers’ address and bank details are stored
  • Check with employees (possibly also on holidays) when you spot unusual transactions
  • Make additional arrangements to contact employees and colleagues and exchange information

Happy holidays! We are happy to work for you in Cash and Risk Management.

If you have any questions, please Contact Martin via email or call +41 44 814 2001.

Schöne Adventszeit, Seasons Greetings
Martin Schneider
www.tomato.ch