Prozessablauf von Swiss-QR-Rechnungen in Corporate: Aufwändig

tomatoagTomato

Der Aufwand für uns Treasurer mit den Schweizer Lieferanten – QR-Rechnung ist enorm. Hat man dies bei der Planung bedacht / berücksichtigt?

Bis anhin wurden Lieferanten-Rechnungen über viele Jahre hinweg meistens mit dem Orangen Zahlschein ausgestattet. Diese Daten (Stammdaten) können im ERP wie SAP, D365, Abacus und Oracle bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden.

Mit dem Wechsel nach QR-IBAN-Zahlschein ergibt sich eine neue Verbindung zur Bank, die folgende Prozessschritte einbindet:

  • Erhalt der Lieferanten – Rechnung an die Kreditoren Buchhaltung
  • Wenn die Rechnung neu mit den QR-IBAN oder QR-Rechnung ausgestattet ist, erfolgt die
  • Prüfung der Rechnung durch die Kreditoren Buchhaltung (Acct.Payabels)
  • Wenn QR – Weitergabe der Rechnung an die Abteilung Masterdata erfolgt ist, passiert das
  • Anpassen der Stammdaten im Vier-Augen-Prinzip
  • Auftretende Unsicherheiten bedingen der Nachfrage im Treasury und die Prüfung der Bankbeziehung.

Der Prozess bis zur Zahlung kann bis zu 3 Tage verzögert werden. Diese erhöhten Vorkehrungen zur Anpassung von Stammdaten wurden stufenweise in den letzten Jahren aufgrund von vielen CEO/CFO Fraud eingeführt. Die Planung des QR-IBAN war aber bei den Gremien/Instituten schon weit fortgeschritten.

In der Schweiz sind ein Jahr nach der Lancierung des QR-IBAN zum 01.07.2020 und knapp ein Jahr vor Ablaufdatum des ESR-Zahlscheines am 30.09.2022 aktuell sehr viele neue Kreditoren zu erfassen.

Mit der QR-IBAN Einführung erstellten wir für Sie eine Publikation auf tomato.ch

SAP Help Portal für Schweizer QR-Rechnungen

Knowledge zur Schweizer QR-Rechnung

tomatoagTomato

Von Martin Schneider

Mit der QR Rechnung ergaben sich sogenannte virtuelle IBAN, welche nur für die QR-Rechnungen verwendet werden. Verwendet man die QR-IBAN für eine normale Bankinlandzahlung, wird diese fehlschlagen und zurückgewiesen. Kann man diese virtuellen IBAN erkennen? Ja – wir haben dafür unter tomato.ch Fachbeiträge – unseren Tomato Update zum Schweizer Zahlungsverkehr mit einer Knowledge Base zum QR.

Bei der Stelle 5 beginnend mit einer 3 (bzw. mit 30‘000) erkennt der Betrachter eines IBAN, dass es sich um eine QR-IBAN handelt. Diese enden mit 31‘999 an der 9. Stelle. Hier im Bild:

Table Description automatically generated

Die grossen Schweizer Bank-Zahlungsverkehrs-Teilnehmer haben eigene Nummernanteile im Bereich der Ziffern fünf bis neun reserviert. Somit erkennt der Betrachter weiter um welches Bankinstitut es sich handelt. Für Interessierte Leser:

30000 PostFinance AG
30005 UBS Switzerland AG
30700 Zürcher Kantonalbank
30808 Raiffeisen
31000 Credit Suisse (Schweiz) AG

Die bisherigen Zahlscheine (Orange und Rot genannt) werden nun doch relativ schnell vom Markt genommen per 30. September 2022. Lesen Sie die Mitteilung der Schweizer Postfinance

Do you prefer English? Swiss QR Invoices use a virtual IBAN. To recognize these, check the above sample image, where the listing of such IBAN starts at digit 5 upwards to 30’000 and ends at 31’999, at digit 9. For more details, see our Tomato Knowledge Base at tomato.ch/Fachbeiträge

Timeline Description automatically generated with low confidence


Quelle einfach-zahlen.ch
Grössere Ansicht im Browser

QR-Rechnungen testen und erstellen

tomatoagTomato

Epsitec, der Herausgeber von Crésus, hat einen Dienst lanciert, der es ermöglicht, die mit der QR-Rechnung verbundenen Zahlungsprozesse online zu testen. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Verwaltungssoftware diese Art von Rechnungen korrekt verarbeitet. Die Website ermöglicht es auch, direkt eine QR-Rechnung zu erstellen.

“Um zu überprüfen, ob alles korrekt funktioniert, kann der Benutzer einen Franken auf einem Testkonto bezahlen; unsere Website schickt ihm eine E-Mail, sobald die Zahlung eingegangen ist”, erklärt Pierre Arnaud, Direktor von Epsitec. Er vergleicht diese Dienstleistung mit dem “Pfennig-Test”, einer aus Bankkreisen stammenden Praxis, die darin besteht, einen kleinen Betrag in einer Produktionsumgebung zu bezahlen, um sicherzustellen, dass er an den richtigen Empfänger gezahlt wird.

Artikel in der Netzwoche…