Preparing a Back to Work Plan

Adrian Tüscher, Partner at KPMG Switzerland, discusses how organizations should manage the transition from remote work back to the office, ensuring that government mandated safety and hygiene measures are met, employee well-being is assured and continuity of business and operations is maintained?

Questions to consider when preparing a plan for returning to the office:

  • Which employees/functions should return first to their workplace and which can maintain work from home? 
  • How should split teams work?
  • To what risks are employees exposed when they return to the workplace?
  • Can employees uphold social distancing in the workplace?
  • Can employees be requested to attend internal and/or external meetings?
  • How to respond if an employee or his closed one(s) test(s) positive for COVID-19?
  • What controls should be put in place for employees, visitors, clients and others accessing the employer’s premises?
  • What equipment and means should be put in place in order to meet the mandatory security and hygiene measures?
  • Are employees sufficiently well equipped to continue working from home?
  • What is the impact of the home office on the employee’s wellbeing (e.g. mental health)?

QR-Rechnungen testen und erstellen

Epsitec, der Herausgeber von Crésus, hat einen Dienst lanciert, der es ermöglicht, die mit der QR-Rechnung verbundenen Zahlungsprozesse online zu testen. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Verwaltungssoftware diese Art von Rechnungen korrekt verarbeitet. Die Website ermöglicht es auch, direkt eine QR-Rechnung zu erstellen.

“Um zu überprüfen, ob alles korrekt funktioniert, kann der Benutzer einen Franken auf einem Testkonto bezahlen; unsere Website schickt ihm eine E-Mail, sobald die Zahlung eingegangen ist”, erklärt Pierre Arnaud, Direktor von Epsitec. Er vergleicht diese Dienstleistung mit dem “Pfennig-Test”, einer aus Bankkreisen stammenden Praxis, die darin besteht, einen kleinen Betrag in einer Produktionsumgebung zu bezahlen, um sicherzustellen, dass er an den richtigen Empfänger gezahlt wird.

Artikel in der Netzwoche…

Book Tip: The 7 Habits of Highly Effective People

The 7 Habits of Highly Effective People has captivated readers for three decades.  Dr. Stephen Covey’s emphasis on self-renewal and his understanding that leadership and creativity require us to tap into our own physical, mental and spiritual resources is as relevant today as it was 30 years ago.

Sean Covey (Stephen Covey’s son) added insights on how to use the habits in our modern age, the wisdom of the 7 Habits is updated for a new generation of leaders. The 7 habits are:

  1. Be Proactive
  2. Begin with the End in Mind
  3. Put First Things First
  4. Think Win/Win
  5. Seek First to Understand, Then to Be Understood
  6. Synergize
  7. Sharpen the Saw

Automated Finance Status Key to Resilience

The numerous responses to last month’s piece in our newsletter Resilience: The Key in Crisis Situations illustrates how important a daily worldwide finance status currency separated is.

To remind you, we wrote: 
“Many local controllers still manually check e-banking and report the data – also manually – to headquarters. There is no better time to implement these processes and structures than now.
In recent years, arguments against the implementation of e-banking solutions included: too costly, too time-consuming, or too reluctant to implement them?
Now many wish they had already implemented it. The local people and their time cost much more than the average monthly rate of 30 EUR per account and month.”

Source of Picture from tomato.ch Fachbeiträge De-zentrale Payment Factory

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Schweizer ZV: Update QR-Rechung nach Swift MT101

Das Merkblatt über die bankfachlichen Regeln, die die Konvertierung der Felder im Swiss QR Code in eine SWIFT-FIN-Meldung (MT101 und MT103) ermöglichen, wurde auf Seite 15 angepasst: Unter «Referenztyp», «70 Remittance Information» und «Linie 1» wurde «QRR/QR Referenz» in «/QRR/QR Referenz» bzw. «SCOR/Referenz» in «/SCOR/Referenz» korrigiert.

Zum Dokument Mapping QR-Rechnung/SWIFT FIN

Die Einführungsdrehbücher gibt es nun auch in italienischer Version neben DE FR EN.

Gli script introduttivi per la fatturazione QR per gli istituti finanziari, gli emittenti di fatture e i destinatari delle fatture sono disponibili anche in italiano.
Alle sceneggiature introduttive

Alle Drehbücher und Sprachen für QR-Rechnung ab 30.06.2020 unter PaymentStandard.ch

Pros and Cons of Video Conferencing

Since COVID-19 has forced many teams to work remotely, Zachary Yorke, UX Researcher at Google, explains the science behind remote meetings and shares some interesting findings based on his experience in remote communication.

  • Milliseconds matter: We are genetically programmed for a fast-paced exchange of in-person conversation and a delay of five-tenths of a second (500 ms) from laggy audio or fumbling for the unmute button is more than double what we’re used to in-person.
  • Virtual conversations improve group performance
  • Virtual cues are very effective: In video calls, we feel more comfortable when our listeners’ eyes are visible because we can read their emotions and reactions.
  • Distance amplifies trust issues: In remote teams, when an issue pops up, individuals are more likely to blame one another rather than assessing the situation, which has a negative impact on group cohesion and performance.
  • A “talking stick” is a good option

Details…

SAP Bellin API Link / Schnittstelle

Many of Tomato’s clients use the BELLIN tm5 TMS. The company recently released an SAP integration based on API technology.

API data transfer seamlessly connects the SAP ERP system landscape with tm5, maximizing security, transparency and process control since no files are shared. The data transfer works in both directions: collate account statements and process payments. The SAP integration enables the client’s SAP system to retrieve account statement directly and at any time. For payments, the files generated in the SAP system are transferred to tm5 where they’re processed.

In this webinar with Karsten Kiefer, BELLIN SAP Integration Product Manager, shows the new SAP integration directly in the system and highlights the various benefits (52 mins).

English https://www.bellin.com/webinars/bellin-techwebinar/ (Link broken)

Martin’s comment: Until now creating and defining the upload/download of files was sometimes time-consuming. For the future I invite tm5 clients to discover the time-saving benefits of this new SAP integration.

Bevorzugen Sie Deutsch?
Viele unserer Kunden nutzen tm5, das TMS von BELLIN. Jetzt hat BELLIN eine SAP Integration für tm5 entwickelt, die Daten auf Basis der API-Technologie transferiert.

Die BELLIN SAP Integration verknüpft die SAP-ERP-Landschaft eines Unternehmens nahtlos mit dem System von BELLIN. Da kein File-Sharing erfolgt, sorgt diese Technologie für maximale Sicherheit, Transparenz und Prozesskontrolle. 

Die Datenverarbeitung funktioniert in beide Richtungen: beim Verarbeiten der Kontoauszüge wie bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Durch die SAP-Integration kann das SAP-System des Kunden den Kontoauszug direkt und jederzeit abrufen. Für Zahlungen werden die im SAP-System generierten Dateien an tm5 übertragen, wo sie verarbeitet werden.

Karsten Kiefer, Product Manager der BELLIN SAP Integration, zeigt in dem BELLIN TechWEBINAR, wie die neue SAP Integration live im System funktioniert und erläutert die Vorteile (52 Min.).

Deutsch: https://www.bellin.com/de/webinare/bellin-techwebinar/ (link ausser Betrieb)

Kommentar von Martin Schneider: Bisher war das Erstellen und Definieren des streng geschützten Filefolders manchmal zeitaufwändig. Schauen Sie sich diese zeitsparende SAP-Integration an.

Screen from the Webinar at 5:25 min

Verhaltensregeln bei Untersuchungen

Jedes Jahr verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt Milliarden von Dollar wegen Wirtschaftsverbrechen. Betrug, Fehlverhalten, Korruption und ähnliche Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften sind die häufigsten Ursachen. Sie können den Ruf des Unternehmens beschädigen und das Vertrauen der Öffentlichkeit in den Markt untergraben.

Erhärtet sich bei der Untersuchung eines Sachverhalts der Verdacht von Betrug oder Fehlverhalten, ist eine sorgfältige Vorabklärung unerlässlich. KPMG Cindy Hofmann erläutert die wichtigsten Verhaltensregeln im Hinblick auf alle vorläufigen Aspekte und stellt einige hilfreiche Instrumente vor (Artikel auf Englisch).

In the article «Investigation Dos and Don’ts», Cindy Hofmann of KPMG suggests that after receiving an allegation, the initial assessment of potential fraud or misconduct is crucial.

She discusses how to deal with preliminary through to business continuity aspects, along with some useful tools. The five preliminary questions to consider as part of the initial assessment are:

  1. What are the suspicions based on?
  2. Who are the people or companies involved?
  3. What is the potential damage?
  4. Has there been an infringement of the law?
  5. What immediate actions should I take?